Datenschutzerklärung
Stand: 2. Oktober 2026
Diese Hinweise betreffen die Website und das Kundenportal der Kfz-Zentrale sowie die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserem Fuhrparkmanagement, unserer Fahrzeugvermietung und unserem Abschleppservice. Personenbezogene Daten sind Angaben, die sich einer Person zuordnen lassen, beispielsweise Kontaktdaten, Fahrerangaben oder ein mit einer Person verbundenes Kennzeichen.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Inan Tosun
Kfz-Zentrale
Industriestr. 9
75438 Knittlingen
Deutschland
Telefon: 0151 29492023
E-Mail: info@kfz-gp.de
Über diese Kontaktdaten erreichen Sie uns auch bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte.
2. Anfragen und unsere Dienstleistungen
Wenn Sie uns anrufen, eine E-Mail senden oder uns mit einer Leistung beauftragen, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Kontakt-, Fahrzeug-, Auftrags- und Abrechnungsdaten. Der Umfang richtet sich nach Ihrem Anliegen:
- Fuhrparkmanagement: Firmen- und Ansprechpartnerdaten, Fahrerzuordnung, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Fahrzeugmerkmale, Kilometerstände, Versicherungs- und Vertragsangaben sowie HU-, Service-, Reifen- und Leasingfristen. Dazu kommen vereinbarte Aufgaben, Werkstatttermine, Schäden, Fotos, Dokumente und die Fahrzeughistorie.
- Fahrzeugvermietung: Angaben zur anfragenden Person oder Firma, zum gewünschten Fahrzeug und Mietzeitraum sowie die im Rahmen der Vereinbarung und Abwicklung mitgeteilten Vertrags-, Fahrer-, Übergabe-, Rückgabe- und Abrechnungsdaten. Identitäts- oder Fahrerlaubnisangaben werden nur verarbeitet, soweit sie für die konkrete Vermietung erforderlich sind.
- Abschleppservice: Kontakt- und Fahrzeugdaten, der von Ihnen mitgeteilte Einsatzort, das vereinbarte Transportziel, der Anlass des Einsatzes sowie Auftrags- und Abrechnungsangaben. Die Website ruft Ihren Gerätestandort nicht automatisch ab.
Bei einer Anfrage oder einem Vertrag mit Ihnen als Person ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für Ansprechpartner eines Unternehmens und sonstige Anfragen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen, der Organisation der beauftragten Leistung und der geschäftlichen Kommunikation. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen, insbesondere zur Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Die Telefon- und E-Mail-Links der Website öffnen Ihre Telefon- oder E-Mail-Anwendung. Es gibt hier kein Online-Zahlungssystem und kein Formular, das automatisch einen Miet- oder Abschleppvertrag abschließt.
Fahrzeug-Wunschprofil und Kaufbegleitung
Über das Fahrzeug-Wunschprofil können Sie eine Kaufbegleitung für beliebig viele Fahrzeuge anfragen. Wir verarbeiten die von Ihnen eingegebenen Firmen- und Kontaktdaten sowie Ihre Angaben zu Modellen, Zustand, Budget, Finanzierung oder Leasing, Antrieb, Fahrleistung, Einsatz, Ausstattung und weiteren Anforderungen. Name und E-Mail-Adresse sind für die Rückmeldung erforderlich; andere Kontakt- und Detailangaben sind freiwillig. Das Absenden begründet noch keinen Fahrzeugkauf oder Leasingvertrag. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage auf den oben genannten Rechtsgrundlagen.
Die abgesendete Anfrage wird in unserer geschützten Verwaltung gespeichert und über FormSubmit (Devro LABS) als E-Mail an info@kfz-gp.de übermittelt. FormSubmit erhält die Formularangaben einschließlich der Kontaktadresse für die Antwortfunktion. Bei sehr umfangreichen Anfragen übermitteln wir stattdessen die Kontaktdaten, Fahrzeuganzahl und einen Link zur vollständigen Anfrage. Die Einzelprofile bleiben in unserer geschützten Verwaltung gespeichert; der Link ist nur nach Anmeldung als Verwaltung zugänglich. Der Aufruf des Versanddienstes erfolgt durch unseren Server erst beim Absenden; das Formular lädt keine FormSubmit-Skripte oder CAPTCHA-Inhalte in Ihren Browser. Für unser E-Mail-Postfach nutzen wir Hostinger. Informationen der Anbieter: FormSubmit-Datenschutzhinweise und Hostinger-Datenschutz.
FormSubmit beschreibt in seiner Dokumentation eine Aufbewahrung der Formulareinsendungen im dortigen Archiv für 30 Tage. Die gespeicherte Anfrage in unserer Verwaltung und die E-Mail im Postfach bleiben davon getrennt und unterliegen den Kriterien in Abschnitt 9. Das Löschen in der Verwaltung entfernt keine E-Mail und keine beim Versanddienst vorhandene Kopie. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung durch den Versanddienst wird nicht zugesichert. Informationen zu den für die konkrete Verarbeitung geltenden Dienstleistervereinbarungen und Übermittlungsgrundlagen können Sie bei uns anfordern.
Für die technische Absicherung speichern wir eine zufällige Anfragenummer, Zeitpunkte und den Versandstatus. Zeitlich begrenzte, gehashte Zähler aus IP-Adresse und E-Mail-Adresse beschränken missbräuchliche Einsendungen; alte Zähler werden bei weiteren Einsendungen nach zwei Tagen entfernt. Die vollständige IP-Adresse wird dafür nicht in der Anfragentabelle gespeichert. Die Absicherung und Vermeidung mehrfacher Sendungen beruhen auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Eingaben werden bis zum Absenden nur im geöffneten Formular gehalten. Das Wunschprofil wird nicht zur KI-Auslesung an OpenAI übermittelt.
3. Daten von Firmenkunden und anderen Beteiligten
Wir erhalten Daten von Ihnen, von den von Ihnen freigegebenen Portalnutzern oder im Rahmen des Auftrags von Ihrem Unternehmen. Fahrzeugunterlagen können außerdem Angaben zu Haltern, Fahrern, Vertragspartnern oder am Schaden beteiligten Personen enthalten. Soweit zur beauftragten Bearbeitung erforderlich, können Daten auch von beteiligten Werkstätten, Prüfstellen, Versicherern oder Leasinggebern stammen.
Bei Unternehmensfuhrparks bleibt das jeweilige Unternehmen für die rechtmäßige Weitergabe von Beschäftigten- und Fahrerdaten und seine eigenen Informationspflichten verantwortlich. Soweit wir Daten ausschließlich nach Weisung eines Firmenkunden verwalten, richtet sich diese Auftragsverarbeitung nach der hierfür erforderlichen Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO. Für unsere eigene Kundenbetreuung und Vertragsabwicklung gelten die oben genannten Rechtsgrundlagen. Betroffene Fahrer können sich an ihr Unternehmen oder an uns wenden.
4. Kundenportal, Anmeldung und Zugriffsrechte
Das Kundenportal ist für freigegebene E-Mail-Adressen vorgesehen. Bei der Einrichtung und Anmeldung mit einem eigenen Passwort verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, interne Kontokennungen, den Prüfstatus des Kontos und einen Passwort-Hash. Ihr Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Zur Verwaltung und Absicherung der Anmeldung können Sitzungskennungen, Anmelde- und Ablaufzeitpunkte, IP-Adresse und Browserinformationen verarbeitet werden. Einladungs- und Wiederherstellungslinks werden einer E-Mail-Adresse zugeordnet; ihr Gültigkeitszeitraum beträgt 48 Stunden.
Bereits freigeschaltete Nutzer können alternativ den bisherigen Zugang über ChatGPT verwenden. Die Anwendung erhält dabei die bestätigte E-Mail-Adresse zur Berechtigungsprüfung. Für die Anmeldung bei ChatGPT gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von OpenAI.
Kundenzugänge sind auf die freigegebenen Firmen und Fahrzeuge beschränkt. Kunden können ihre Fahrzeugangaben und Termine sowie die zu ihrer Firma und ihren Fahrzeugen gehörenden Dokumente ansehen und herunterladen, einschließlich der von der Verwaltung hochgeladenen Unterlagen. Sie können Dokumente hochladen und Kilometerstände melden. Die Verwaltung bearbeitet die Fahrzeugakten und hochgeladenen Unterlagen. Kilometeränderungen werden mit bisherigen und neuen Werten in der Fahrzeughistorie dokumentiert.
Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des vereinbarten Portals und der Fahrzeugverwaltung, bei Verträgen mit Ihnen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für Unternehmensnutzer sowie zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage. Die berechtigten Interessen sind die kontrollierte Zusammenarbeit am Fuhrpark, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und die Sicherheit der Kundenakten.
Terminverwaltung mit Google Kalender oder Outlook
Wenn die Verwaltung Google Kalender oder Outlook / Microsoft 365 verbindet und die Kalenderübertragung für einen Termin auslöst, werden Anlass, Kennzeichen, Ort, Beginn und Ende sowie die im Termin eingetragenen Hinweise an den gewählten Anbieter (Google oder Microsoft) übermittelt. Bei einer Kundeneinladung wird zusätzlich die angegebene E-Mail-Adresse des Gastes übermittelt. Der gewählte Anbieter verarbeitet diese Angaben für den Kalendereintrag und den Versand der Einladung sowie angeforderter Änderungen und Absagen. Der eingeladene Kunde kann den Termin in seiner Kalenderanwendung annehmen. Ob eine Einladung bereits vorher im Kalender erscheint, richtet sich nach seinen persönlichen Einstellungen.
Die Website speichert die Kontokennung des verbundenen Google- oder Microsoft-Kontos der Verwaltung, ihre Konto-E-Mail, eine verschlüsselte Zugriffsfreigabe und die Zuordnung zu den angelegten Kalendereinträgen. Kunden erhalten keinen Zugriff auf die Kalenderverbindung. Für die Anmeldung beim Kalenderanbieter wird ein technisch erforderliches, auf zehn Minuten begrenztes Sicherheits-Cookie eingesetzt. Die Verwaltung kann die Verbindung in den Kalendereinstellungen trennen und die Freigabe im Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen. Bereits versandte Einladungen und Kalendereinträge werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Google und Datenschutzhinweise von Microsoft.
5. Dokumente, Schäden und Fahrzeughistorie
Hochgeladene Fahrzeugscheine, Leasingverträge, HU-Berichte, Rechnungen, Service- oder Schadendokumente und Fotos werden zusammen mit Dateiname, Dateityp, Größe, Uploadzeitpunkt, Zuordnung und Bearbeitungsstatus gespeichert. Erkannte Fahrzeugangaben und Zusammenfassungen werden als zusätzliche Daten zum Dokument hinterlegt. Die Unterlagen können insbesondere Halter- und Fahrerangaben, Anschriften, Unterschriften, Vertrags- oder Versicherungsdaten enthalten.
Die Speicherung dient der Organisation des beauftragten Fuhrparks und der nachvollziehbaren Bearbeitung von Terminen, Wartung und Schäden auf den in Abschnitt 2 und 3 beschriebenen Grundlagen. Die Fahrzeugakten sind nicht öffentlich zugänglich.
Bitte übermitteln Sie nur Unterlagen, die für den Auftrag benötigt werden und zu deren Weitergabe Sie berechtigt sind. Entfernen oder schwärzen Sie nicht benötigte personenbezogene Angaben vor dem Upload. Medizinische Unterlagen, Gesundheitsdaten und andere besonders sensible Angaben sind für die allgemeine Fahrzeugverwaltung nicht vorgesehen; stimmen Sie einen etwaigen Bedarf vorab mit uns ab.
6. KI-gestützte Dokumentauslesung
Wenn die KI-Anbindung eingerichtet ist, werden geeignete hochgeladene Fotos und PDF-Dokumente automatisch an die OpenAI-API zur Auslesung übermittelt. Das betrifft die übertragene Datei mit ihren sichtbaren Inhalten, einschließlich darin enthaltener personenbezogener Angaben. Eine automatische Anonymisierung vor der Übermittlung findet nicht statt. Die Verwaltung kann die Auslesung eines bereits gespeicherten Dokuments erneut starten.
Die KI soll Fahrzeugangaben wie Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Hersteller, Modell, Erstzulassung und ausdrücklich genannte Fristen erkennen. Sie erstellt außerdem eine Dokumentkategorie und eine kurze Zusammenfassung. Die Ergebnisse werden in der Kfz-Zentrale gespeichert und können die Zuordnung zu einem Fahrzeug unterstützen. Sie können fehlerhaft sein und müssen vor einer Übernahme geprüft werden. Die Auslesung entscheidet nicht über Vertragsabschlüsse, Preise, Versicherungsleistungen oder andere rechtlich erhebliche Ansprüche.
Rechtsgrundlage für die unterstützende Auslesung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die effiziente Erfassung und Zuordnung der für die beauftragte Fahrzeugverwaltung benötigten Angaben. Soweit wir im Auftrag eines Firmenkunden handeln, gelten zusätzlich dessen Weisungen und die vereinbarte Auftragsverarbeitung.
Wenn Sie eine Verarbeitung durch die KI vermeiden möchten, laden Sie die betreffende Datei nicht hoch und kontaktieren Sie uns vorab zur Abstimmung einer manuellen Datenerfassung. Das Portal bietet beim Upload derzeit keinen gesonderten Schalter zur Abschaltung der KI-Auslesung. Ihr Widerspruchsrecht wird in Abschnitt 11 erläutert.
Die Anwendung fordert bei OpenAI keine Speicherung der Antwort als abrufbaren Gesprächsverlauf an. Dies schließt Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle des Anbieters nicht aus: OpenAI nennt dafür standardmäßig bis zu 30 Tage, mit möglichen längeren Fristen bei gesetzlichen Anforderungen oder zum Schutz vor Schäden. Laut OpenAI werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet, sofern der API-Kunde nicht ausdrücklich eine Datenfreigabe aktiviert. Einzelheiten finden Sie in den OpenAI-Hinweisen zur API-Datenverarbeitung. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder sofortige Löschung beim Anbieter wird mit dieser App nicht zugesichert.
7. Hosting, Dienstleister und weitere Empfänger
Die Website und das Portal werden über OpenAI Sites bereitgestellt. Für die Auslieferung, Datenbank und Dateispeicherung werden Cloudflare-Dienste eingesetzt. Bei Seitenaufrufen und technischen Vorgängen fallen insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserinformationen sowie Verbindungs- und Fehlerdaten an. Diese Verarbeitung dient dem Betrieb, der Fehlerbehebung und dem Schutz des Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
Technische Empfänger sind insbesondere OpenAI, für die europäische Datenverarbeitung OpenAI Ireland Limited, und Cloudflare, Inc. mit den jeweils eingesetzten verbundenen Unternehmen und Unterauftragnehmern. Für die E-Mail-Kommunikation sind außerdem die beteiligten E-Mail-Dienstleister eingebunden. Umfang und Zweck richten sich nach der jeweils genutzten Funktion.
Die Verarbeitung durch internationale technische Anbieter kann auch außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA. OpenAI beschreibt für die Weitergabe europäischer Daten Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln als Übermittlungsgrundlagen. Cloudflare sieht in seiner Vereinbarung für entsprechende Drittlandtransfers EU-Standardvertragsklauseln vor. Die von den Anbietern beschriebenen Bedingungen und Schutzmaßnahmen sind in der OpenAI-Vereinbarung zur Datenverarbeitung und der Cloudflare-Vereinbarung zur Datenverarbeitung zugänglich. Informationen zu den für einen konkreten Vorgang anwendbaren Garantien können Sie über unsere Kontaktadresse anfordern.
Weitere Anbieterinformationen: OpenAI-Datenschutz und Cloudflare-Datenschutz.
Im Rahmen eines konkreten Auftrags können die dafür erforderlichen Daten an beteiligte Werkstätten, Prüfstellen, Versicherer, Leasinggeber oder vereinbarte Transportpartner weitergegeben werden. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die abgestimmte Leistung oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich ist oder eine andere rechtliche Grundlage vorliegt. In der App erfasste Werkstatttermine lösen derzeit keinen automatischen Versand an Werkstätten aus. Behörden oder rechtliche und steuerliche Berater erhalten Daten nur bei einem entsprechenden gesetzlichen oder auftragsbezogenen Anlass.
8. Cookies, Gerätefunktionen und externe Links
Für die Passwortanmeldung wird ein technisch erforderliches Sitzungscookie verwendet. Eine Portalsitzung ist grundsätzlich sieben Tage gültig und kann bei weiterer Nutzung verlängert werden. Beim Abmelden wird die zugehörige Sitzung beendet. Die zeitliche Gültigkeit einer Sitzung oder eines Einladungslinks ist nicht mit der Löschung aller zugehörigen Datensätze gleichzusetzen. Der bisherige ChatGPT-Zugang und die Hosting-Plattform können ergänzende technisch erforderliche Cookies einsetzen.
Soweit das Speichern oder Auslesen auf Ihrem Gerät für die von Ihnen gewünschte Anmeldung oder Bereitstellung unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den in dieser Erklärung genannten DSGVO-Grundlagen. Wenn Sie erforderliche Cookies im Browser blockieren, kann die Anmeldung eingeschränkt sein.
Die Kfz-Zentrale kann als Web-App auf dem Gerät genutzt werden. Dafür wird ein Service Worker eingerichtet, der unter anderem eine Offline-Meldung ermöglicht. Diese Funktion legt keine Offlinekopien Ihrer Fahrzeugakten oder hochgeladenen Dokumente an. Für den Abruf der Akten ist eine Internetverbindung erforderlich.
In diese Anwendung sind keine Werbepixel, zusätzlichen Analysewerkzeuge, Instagram-Einbettungen oder Google-Bewertungsdienste eingebaut. Die verwendeten Bilder werden mit der Website ausgeliefert; die Schriften werden nicht von externen Schriftservern abgerufen. Links zu Bildquellen, Anbietern oder anderen Websites stellen erst beim Anklicken eine Verbindung zu diesen Zielen her. Dort gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.
9. Speicherdauer und Löschung
Die Dauer der Speicherung richtet sich nach dem Zweck, dem Verlauf des Auftrags und möglichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten:
- Anfragen und geschäftliche Kommunikation werden für die Bearbeitung und erforderliche Nachverfolgung aufbewahrt.
- Konto-, Firmen- und Fahrzeugdaten sowie Dokumente und Historieneinträge werden für die Dauer der beauftragten Betreuung und einer erforderlichen Nachbearbeitung gespeichert. Bei Verarbeitung im Auftrag richten sich Rückgabe und Löschung zusätzlich nach der Vereinbarung mit dem Firmenkunden.
- Abrechnungs- und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Frist aufbewahrt. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erforderlich sein, soweit konkrete Ansprüche noch geklärt, geltend gemacht oder abgewehrt werden müssen.
- Anmelde-, Fehler- und Sicherheitsdaten werden benötigt, solange sie zur Sitzungsverwaltung, Missbrauchsabwehr oder Klärung konkreter technischer Vorfälle erforderlich sind. Für die Verarbeitung bei OpenAI gelten ergänzend die Angaben in Abschnitt 6.
Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden Daten gelöscht, soweit keine zulässige weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Das Sperren eines Portalzugangs oder die Beendigung einer Sitzung löscht nicht automatisch die Fahrzeugakten und Dokumente. Löschanfragen können Sie über die oben genannte Kontaktadresse stellen.
10. Erforderliche Angaben und automatisierte Entscheidungen
Für einen Portalzugang benötigen wir eine freigegebene E-Mail-Adresse sowie die für die gewählte Anmeldeart erforderlichen Daten. Für die Durchführung Ihrer gewünschten Leistung sind die dazu notwendigen Kontakt-, Auftrags- und Fahrzeugangaben erforderlich. Ohne diese Angaben können wir den Zugang oder die jeweilige Leistung gegebenenfalls nicht bereitstellen. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig.
Es findet in dieser Anwendung keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Automatisch erzeugte Fristaufgaben, Fahrzeugzuordnungen und KI-Auswertungen unterstützen die Bearbeitung. Sie ersetzen keine verbindliche fachliche oder vertragliche Entscheidung.
11. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, besteht außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Widerspruch: Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Eine gegebenenfalls gesondert erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Richten Sie Ihre Anfrage bitte an info@kfz-gp.de oder nutzen Sie die übrigen Kontaktdaten oben.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. In Baden-Württemberg erreichen Sie den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.